Was kostet eine unbesetzte Stelle in der Steuerkanzlei? Das Rechenbeispiel
Marcel Vetter · Vetter Recruiting · Stand: Oktober 2026
Eine unbesetzte Stelle steht in keiner Bilanz. Sie taucht in keiner Kostenstelle auf, löst keine Buchung aus und erscheint in keiner Auswertung. Genau deshalb wird sie Monat für Monat getragen, obwohl sie der teuerste Posten in der Kanzlei ist.
Diese Seite rechnet nach. Nicht mit Schätzungen aus einer Studie, sondern mit Ihren eigenen Größen: Stundensatz, produktive Stunden, Gehalt. Am Ende steht eine Zahl, die Sie für Ihre Kanzlei in zwei Minuten selbst anpassen können - und mit der Sie jede Entscheidung über Recruiting-Budget sachlich begründen können.
Die Rechnung: eine Fachkraft, ein Monat
Eine Vakanz kostet nicht das eingesparte Gehalt. Sie kostet die Differenz zwischen dem Honorar, das diese Fachkraft erarbeitet hätte, und dem Gehalt, das Sie nicht zahlen. Diese Differenz ist der Deckungsbeitrag, der jeden Monat fehlt.
Rechenbeispiel mit typischen Annahmen einer mittelständischen Kanzlei, keine Statistik. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein, die Logik bleibt gleich.
Pro Jahr sind das 93.480 €, die Ihrer Kanzlei entgehen, weil eine einzige Stelle offen ist. Zum Vergleich: Das ist mehr als das Zweifache des Jahresgehalts, das Sie für diese Stelle zahlen würden.
Je länger die Stelle offen bleibt, desto steiler die Kurve
Die meisten Kanzleien unterschätzen nicht die Höhe, sondern die Dauer. Eine Stelle, die im Januar ausgeschrieben wird und im Oktober noch offen ist, hat zu dem Zeitpunkt längst ein Volumen erreicht, für das man zwei Fachkräfte hätte einstellen können.
Weil die wenigsten Kanzleien mit demselben Stundensatz arbeiten, hier dieselbe Rechnung in drei Varianten. Alle mit 130 fakturierbaren Stunden und 4.560 € Arbeitgeberkosten pro Monat:
| Stundensatz | Fehlender Deckungsbeitrag / Monat | Pro Jahr |
|---|---|---|
| 75 € | 5.190 € | 62.280 € |
| 95 € | 7.790 € | 93.480 € |
| 120 € | 11.040 € | 132.480 € |
Der eigentliche Punkt ist nicht die Zahl, sondern der Vergleich. Fast jede Entscheidung, die eine Vakanz um einen Monat verkürzt, kostet weniger als dieser Monat. Das gilt für ein höheres Gehalt, für eine professionelle Kampagne, für eine bessere Karriereseite. Die Frage ist nie "Können wir uns das leisten?", sondern "Ist das günstiger als ein weiterer Monat Vakanz?"
Die Kosten, die in keiner Rechnung auftauchen
Die 7.790 € sind die konservative Untergrenze. Sie unterstellen, dass sonst alles beim Alten bleibt. In der Praxis tut es das nicht:
Das Team arbeitet die Lücke mit ab. Die Arbeit verschwindet nicht, wenn die Fachkraft fehlt. Sie verteilt sich auf Kollegen, die ohnehin voll sind. Überstunden in der Abschluss-Saison sind die Folge, nicht die Ausnahme.
Die Vakanz erzeugt die nächste Vakanz. Das ist der teuerste Effekt überhaupt: Wenn die Belastung lange genug anhält, kündigt eine Ihrer verbleibenden Kräfte. Dann rechnen Sie dieselbe Summe doppelt - plus das Wissen, das mit aus der Tür geht. Was dagegen hilft, steht im Ratgeber Mitarbeiter halten statt ständig nachbesetzen.
Sie nehmen keine Mandate mehr an. Irgendwann lehnen Sie Anfragen ab oder vertrösten sie. Das kostet nicht nur das Honorar dieses Mandats, sondern den gesamten Lebenszeitwert eines Mandanten, der stattdessen zur Kanzlei im Nachbarort geht.
Ihre eigene Zeit wandert zurück in die Fachbearbeitung. Als Inhaber machen Sie wieder Buchhaltung und Abschlüsse, statt Mandanten zu beraten, die Kanzlei zu entwickeln oder Nachfolge zu regeln. Diese Stunden sind die teuersten in der Kanzlei.
Diese vier Punkte lassen sich nicht sauber beziffern, weil sie von Kanzlei zu Kanzlei unterschiedlich ausfallen. Dass sie wirken, merkt aber jeder, der eine Vakanz länger als ein Quartal trägt.
Warum die Stelle so lange offen bleibt
Die Dauer ist kein Zufall und auch kein Pech. Sie hat strukturelle Gründe. 72,7 % der Kanzleien in der Rechts- und Steuerberatung sowie Wirtschaftsprüfung sind vom Fachkräftemangel betroffen - laut ifo-Konjunkturumfrage vom August 2025 der höchste Wert aller Branchen in Deutschland. Sie konkurrieren also nicht mit der Kanzlei im Nachbarort, sondern mit fast drei Vierteln der Branche um dieselben wenigen Kandidaten.
Dazu kommt ein hausgemachter Teil. Drei Muster sehen wir in fast jeder Kanzlei, die lange sucht:
- Es wird nur dort gesucht, wo alle suchen. Jobportale erreichen aktiv Suchende. Die sind in der Minderheit. Der größere Teil der qualifizierten Fachkräfte ist angestellt, wechselbereit, aber nicht auf Jobsuche - und sieht Ihre Anzeige deshalb nie.
- Die Anzeige liefert keinen Grund. "Flexible Arbeitszeiten, nettes Team, moderne Kanzlei" steht in jeder zweiten Ausschreibung. Wer sich nicht unterscheidet, bekommt keine Bewerbung, sondern wird überblättert.
- Der Prozess bremst. Bewerbung nur per E-Mail mit Lebenslauf und Anschreiben, Rückmeldung nach zwei Wochen. Wechselwillige Fachkräfte haben selten einen aktuellen Lebenslauf parat und sind in zwei Wochen schon im Gespräch mit jemand anderem.
Vier Hebel, die die Vakanzzeit verkürzen
Jeder dieser Hebel zielt auf dasselbe: Monate aus der Vakanz herausnehmen. Bei 7.790 € pro Monat muss keiner davon perfekt funktionieren, um sich zu rechnen.
1. Gehaltsspanne in jede Anzeige schreiben
Kostet nichts und wirkt sofort in zwei Richtungen. Bewerber wissen von Anfang an, worauf sie sich einlassen, und bewerben sich eher. Und Sie führen keine drei Gesprächsrunden mehr, die am Ende an völlig unterschiedlichen Gehaltsvorstellungen scheitern. Jede abgebrochene Gesprächskette ist ein verlorener Monat.
2. Passive Kandidaten über Social Media erreichen
Die wertvollste Zielgruppe sind Fachkräfte, die nicht aktiv suchen, aber offen für etwas Besseres sind. Diese Menschen scrollen abends durch Instagram und Facebook, nicht durch Stellenportale. Entscheidend ist dabei nicht der Kanal, sondern die Umsetzung: ein konkreter Schmerzpunkt als Aufhänger, echte Mitarbeiterstimmen als Beleg, eine Zielseite, auf der eine Bewerbung in zwei Minuten möglich ist.
3. Bewerbung ohne Lebenslauf zulassen
Die größte vermeidbare Hürde im gesamten Prozess. Ein kurzes Formular mit Beruf, Erfahrung und Telefonnummer reicht für die erste Vorauswahl vollständig. Den Lebenslauf können Sie im Gespräch nachfordern - wenn beide Seiten ohnehin wollen.
4. Innerhalb von 24 Stunden anrufen
Wer sich aus einer Anzeige heraus bewirbt, hat in diesem Moment einen Entschluss gefasst. Dieser Moment hält keine zwei Wochen. Ein Anruf am nächsten Tag entscheidet häufiger über die Einstellung als das Gehalt.
Ein höheres Gehalt gehört ebenfalls ehrlich auf diese Liste. 300 € mehr im Monat kosten 3.600 € im Jahr. Ein einziger Monat Vakanz kostet mehr als das Doppelte.
Was das in der Praxis bedeutet: ein Beispiel
Für die Steuerkanzlei Maier haben wir mit gezielten Social-Media-Kampagnen und einer darauf abgestimmten Bewerbungsstrecke 57 Bewerbungen in 2,5 Monaten generiert - in einer Region und einem Berufsbild, in dem die Kanzlei zuvor monatelang keine einzige qualifizierte Bewerbung erhalten hatte.
Übertragen auf die Rechnung oben: Jeder Monat, den eine solche Kampagne der Vakanz abnimmt, ist ein Monat, in dem rund 7.790 € Deckungsbeitrag nicht verloren gehen. Der Unterschied lag dabei nicht am Budget, sondern am System - konkrete Ansprache der Zielgruppe, echte Einblicke statt Floskeln, ein Bewerbungsprozess ohne Hürden.
Häufige Fragen zu den Kosten einer unbesetzten Stelle
Was kostet eine unbesetzte Stelle in der Steuerkanzlei pro Monat?
Im Rechenbeispiel dieser Seite rund 7.790 € fehlender Deckungsbeitrag pro Monat: 130 fakturierbare Stunden zu 95 € ergeben 12.350 € Honorarumsatz, der nicht erbracht wird, abzüglich 4.560 € eingesparter Arbeitgeberkosten. Mit Ihren eigenen Werten liegt die Zahl typischerweise zwischen 5.000 € und 11.000 €.
Was ist teurer: ein höheres Gehalt zahlen oder die Stelle unbesetzt lassen?
In fast allen Fällen die unbesetzte Stelle. 300 € mehr Monatsgehalt kosten mit Arbeitgeberanteil rund 4.300 € im Jahr. Ein einziger Monat Vakanz kostet im Rechenbeispiel 7.790 €. Die Rechnung kippt erst bei Gehaltsaufschlägen, die weit über dem Marktniveau liegen.
Wie lange bleibt eine Stelle in der Steuerberatung im Schnitt unbesetzt?
Dazu gibt es für die Steuerberatung keine belastbare öffentliche Zahl, die wir hier seriös nennen könnten. Aus unseren Gesprächen mit Kanzleiinhabern sind sechs Monate und mehr der Normalfall, nicht die Ausnahme. Verlässlich ist nur: Die Dauer ist der Faktor mit der größten Hebelwirkung auf die Gesamtkosten.
Lohnt sich ein Recruiting-Budget bei diesen Zahlen überhaupt noch?
Die Frage ist nicht, ob ein Budget günstig ist, sondern ob es günstiger ist als ein weiterer Monat Vakanz. Alles, was die Suche nachweislich um einen Monat verkürzt, rechnet sich bei 7.790 € pro Monat fast zwangsläufig. Entscheidend ist deshalb nicht die Höhe des Budgets, sondern die Planbarkeit des Ergebnisses.
Marcel Vetter
Ich habe selbst Steuerrecht studiert, in Steuerkanzleien gearbeitet und bringe über 10 Jahre Erfahrung im digitalen Marketing mit. Mit Vetter Recruiting helfe ich Steuerkanzleien, planbar qualifizierte Bewerbungen zu bekommen - mit Einstellungsgarantie.
Rechnen Sie es für Ihre Kanzlei durch
Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir Ihre Zahlen durch: Stundensatz, offene Stellen, Dauer der Suche. Danach wissen Sie, was die Vakanz Sie tatsächlich kostet - und was es braucht, um sie zu beenden.
Wenn wir nicht der richtige Weg für Sie sind, sagen wir Ihnen das im Gespräch.
Kostenloses Erstgespräch vereinbaren Unverbindlich, ehrliche Einschätzung inklusiveQuellen: ifo Institut, Konjunkturumfrage August 2025 (via stb-web.de, 28.08.2025). Alle Eurobeträge auf dieser Seite sind ein Rechenbeispiel mit offengelegten Annahmen (Stundensatz 95 €, 130 fakturierbare Stunden pro Monat, 3.800 € Bruttogehalt zuzüglich 20 % Arbeitgeberanteil) und keine erhobenen Branchenwerte. Fallbeispiel Steuerkanzlei Maier aus eigenen Kampagnendaten. Stand: Oktober 2026.